Kembali ke halaman masuk
Payung Madinah

PMC System

Kebijakan Privasi

Berlaku sejak 5 Agustus 2026

Ringkasnya: PMC System adalah aplikasi kerja internal Payung Madinah — hanya untuk pegawai, mitra pemandu, dan jamaah yang sudah punya akun. Data yang kami kumpulkan dipakai untuk menjalankan operasional perusahaan: mengelola keberangkatan, kepegawaian, dan keuangan. Kami tidak menjual data Anda, tidak memasang iklan, dan tidak memakai pelacak pihak ketiga di dalam aplikasi.

1. Siapa kami & cakupan

Kebijakan ini dikeluarkan oleh Payung Madinah, biro perjalanan ibadah Umroh & Haji, sebagai pengendali data pribadi atas aplikasi PMC System beserta Portal Jamaah dan portal mutawwif/tour leader yang berjalan di domain app.payungmadinah.id.

Aplikasi ini tidak terbuka untuk umum. Seluruh halamannya berada di balik proses masuk, dan akun hanya dibuat oleh perusahaan untuk pegawai, mitra pemandu perjalanan, serta jamaah yang telah terdaftar pada salah satu keberangkatan.

2. Data yang kami kumpulkan

Sebagian data Anda berikan sendiri, sebagian dicatat otomatis saat aplikasi dipakai, dan sebagian diinput oleh staf kami dalam rangka melayani keberangkatan Anda.

Jenis data Rinciannya
Identitas akun Nama, nama pengguna, email, nomor telepon, foto profil, jabatan, departemen, cabang, dan kata sandi (disimpan dalam bentuk teracak, tidak pernah sebagai teks biasa).
Data kepegawaian Untuk pegawai: data pribadi ketenagakerjaan, kontak darurat, informasi keluarga, rekening penggajian, dokumen kepegawaian yang diunggah, tanda tangan digital, kehadiran, cuti, penggajian, dan penggantian biaya.
Data jamaah Identitas dan dokumen perjalanan (termasuk paspor dan visa), kontak, alamat, data keberangkatan, kamar, catatan kesehatan yang relevan untuk perjalanan, serta riwayat pembayaran dan bukti transfer.
Data penggunaan Catatan aktivitas di dalam aplikasi (tindakan yang dilakukan dan waktunya), alamat IP, jenis perangkat dan peramban, serta durasi sesi. Dipakai untuk audit dan keamanan.
Lokasi Koordinat perangkat, hanya bila Anda mengizinkannya. Lihat bagian 3.
Kamera & data wajah Hanya pada fitur presensi wajah, bila fitur itu diaktifkan untuk perusahaan Anda. Lihat bagian 3.
Berkas yang diunggah Bukti transfer, dokumen perjalanan, dokumen kepegawaian, foto kegiatan, dan lampiran percakapan.
Notifikasi Alamat langganan notifikasi perangkat Anda, bila Anda menyalakan notifikasi. Isinya bukan identitas, melainkan tanda pengenal teknis yang diberikan oleh peramban.
Cookie Satu cookie sesi untuk menjaga Anda tetap masuk (berlaku 12 jam). Tidak ada cookie iklan atau analitik pihak ketiga.

3. Lokasi, kamera & data biometrik

Ini kategori data paling sensitif di aplikasi kami, jadi kami jelaskan terpisah.

Lokasi presisi

Diminta hanya saat dibutuhkan, dan selalu lewat dialog izin perangkat Anda. Dipakai untuk:

  • menghitung waktu salat dan arah kiblat sesuai posisi Anda;
  • memastikan presensi dilakukan di area kantor (geofence), bila fitur presensi diaktifkan;
  • keselamatan jamaah selama perjalanan — memantau rombongan, mendeteksi jamaah yang terpisah, dan menanggapi permintaan bantuan darurat.

Lokasi tidak dikumpulkan di latar belakang saat aplikasi tidak dipakai, dan izinnya bisa Anda cabut kapan saja lewat pengaturan perangkat. Bila dicabut, fitur di atas berhenti bekerja tetapi bagian aplikasi lainnya tetap normal.

Kamera & data wajah

Bila perusahaan mengaktifkan presensi wajah, kamera dipakai dua kali: sekali saat pendaftaran wajah, dan setiap kali Anda melakukan presensi masuk/pulang.

  • Yang disimpan adalah representasi matematis ciri wajah (deretan angka), bukan foto wajah Anda, dan angka itu tidak bisa dikembalikan menjadi gambar.
  • Data ini hanya dipakai untuk mencocokkan kehadiran — tidak untuk identifikasi lain, tidak dibagikan ke pihak mana pun, dan tidak dipakai melatih sistem apa pun.
  • Pencocokan wajah berjalan di dalam perangkat Anda.
  • Data wajah dihapus saat Anda mendaftarkan ulang wajah atau saat akun Anda dinonaktifkan.

Foto swafoto sebagai bukti kehadiran dapat ikut tersimpan bila kebijakan presensi perusahaan mensyaratkannya.

4. Untuk apa data dipakai

  • Menjalankan layanan: mengelola keberangkatan, seat, dokumen perjalanan, akomodasi, penerbangan, pembayaran, dan kwitansi.
  • Mengelola kepegawaian: kehadiran, cuti, penggajian, tugas, dan penilaian kerja.
  • Berkomunikasi: notifikasi, email, pengingat tenggat, dan percakapan internal.
  • Keamanan & audit: mencegah akses tidak sah, menelusuri perubahan data penting, dan memenuhi kewajiban pencatatan.
  • Memperbaiki aplikasi: menemukan galat dan menjaga performa.

Dasar pemrosesannya adalah pelaksanaan perjanjian kerja atau perjanjian layanan perjalanan Anda, kewajiban hukum yang berlaku bagi penyelenggara perjalanan ibadah, kepentingan sah perusahaan atas keamanan sistem, serta persetujuan Anda untuk hal-hal yang diminta secara terpisah seperti lokasi, kamera, dan notifikasi.

5. Berbagi dengan pihak lain

Kami tidak menjual, menyewakan, atau memperdagangkan data pribadi Anda. Data hanya dibagikan seperlunya kepada:

  • Penyedia infrastruktur tempat aplikasi dan basis data kami berjalan.
  • Layanan pengiriman email untuk mengirimkan notifikasi dan dokumen ke alamat Anda.
  • Layanan notifikasi peramban (bawaan Google, Mozilla, atau Apple, tergantung peramban Anda) untuk meneruskan notifikasi ke perangkat. Yang dikirim adalah isi notifikasi, bukan basis data kami.
  • Layanan peta OpenStreetMap untuk menerjemahkan alamat menjadi titik peta. Yang dikirim hanya teks alamat atau koordinat, tanpa identitas Anda.
  • Penyedia pesan WhatsApp, bila fitur pengingat WhatsApp diaktifkan — dalam hal ini nomor telepon dan isi pesan pengingat diteruskan ke penyedia tersebut.
  • Mitra perjalanan — maskapai, hotel, penyedia visa, dan otoritas terkait — sebatas data yang wajib diserahkan agar keberangkatan Anda dapat diproses.
  • Aparat penegak hukum atau instansi berwenang, bila diwajibkan oleh peraturan perundang-undangan.

6. Keamanan & penyimpanan

  • Seluruh lalu lintas aplikasi berjalan melalui koneksi terenkripsi (HTTPS).
  • Kata sandi disimpan dalam bentuk teracak satu arah — staf kami pun tidak dapat membacanya.
  • Akses dibatasi per peran dan per departemen; setiap pegawai hanya melihat data yang relevan dengan pekerjaannya.
  • Dokumen sensitif (dokumen kepegawaian, tanda tangan, bukti pembayaran) disimpan di lokasi tidak publik dan hanya dilayani kepada pengguna yang berhak.
  • Perubahan pada data penting tercatat dalam log audit yang tidak dapat diubah.
  • Cadangan basis data dibuat berkala untuk pemulihan bila terjadi kegagalan sistem.

Data disimpan pada server di dalam maupun luar wilayah Indonesia tergantung penyedia infrastruktur yang kami gunakan. Tidak ada sistem yang sepenuhnya kebal; bila terjadi kebocoran data pribadi, kami akan memberitahukan pihak yang terdampak dan otoritas terkait sesuai ketentuan yang berlaku.

7. Berapa lama disimpan

  • Data kepegawaian dan keuangan disimpan selama hubungan kerja berlangsung dan sesudahnya selama masih diwajibkan oleh peraturan perpajakan dan ketenagakerjaan.
  • Data jamaah dan dokumen perjalanan disimpan selama diperlukan untuk penyelenggaraan dan pertanggungjawaban keberangkatan.
  • Catatan aktivitas dan notifikasi dipangkas secara berkala dan tidak disimpan selamanya.
  • Data wajah dihapus saat pendaftaran ulang wajah atau saat akun dinonaktifkan.
  • Langganan notifikasi dihapus otomatis begitu perangkat tidak lagi menerimanya.

8. Hak Anda atas data

Sesuai Undang-Undang Nomor 27 Tahun 2022 tentang Pelindungan Data Pribadi, Anda berhak:

  • mengetahui dan memperoleh salinan data pribadi Anda yang kami simpan;
  • meminta perbaikan atas data yang keliru atau sudah tidak sesuai;
  • meminta penghapusan data, sepanjang tidak bertentangan dengan kewajiban penyimpanan yang diatur peraturan;
  • menarik persetujuan atas pemrosesan yang berdasarkan persetujuan — termasuk mencabut izin lokasi, kamera, dan notifikasi lewat pengaturan perangkat;
  • menolak pengambilan keputusan yang sepenuhnya otomatis dan menimbulkan akibat hukum bagi Anda;
  • mengajukan keberatan atau pengaduan kepada kami maupun kepada otoritas yang berwenang.

Permintaan dapat dikirim ke alamat pada bagian 11. Kami akan menanggapi dalam waktu wajar, paling lama 3×24 jam untuk konfirmasi penerimaan dan 14 hari kerja untuk penyelesaiannya. Kami dapat meminta verifikasi identitas sebelum memproses permintaan, agar data Anda tidak diserahkan kepada orang lain.

9. Anak-anak

Aplikasi ini ditujukan untuk pengguna dewasa dan tidak menyediakan akun bagi anak-anak. Data anak dapat muncul hanya sebagai bagian dari data jamaah yang berangkat bersama keluarganya, dan dimasukkan oleh orang tua atau wali melalui staf kami untuk keperluan dokumen perjalanan.

10. Perubahan kebijakan

Kebijakan ini dapat kami perbarui bila ada fitur baru atau perubahan ketentuan hukum. Tanggal berlaku di bagian atas halaman selalu menunjukkan versi terkini. Untuk perubahan yang berdampak besar, kami memberitahukannya melalui notifikasi di dalam aplikasi atau email.

11. Menghubungi kami

Untuk pertanyaan, permintaan hak atas data, atau pengaduan mengenai privasi, hubungi:

Payung Madinah

support@payungmadinah.id